Assistant direction et facturation (F/H)

Description du poste

Rejoignez un cabinet bienveillant et dynamique spécialisé en droit social de 25 personnes.Vous travaillez en collaboration avec 2 assistantes seniors pour assister l'ensemble des avocats et aurez pour mission:Assistanat de Direction:- Gestion administrative globale : traitement du courrier (physique et électronique) et accueil téléphonique/physique des clients, - Saisie, mise en forme et relecture de actes, consultations, conclusions, courriers et supports de formation, - Préparation et constitution des dossiers de plaidoirie et de tirés à part, - Suivi rigoureux des calendriers de procédure et gestion des agendas, - Classement, numérisation et archivage structuré des dossiers physiques et numériques, - Saisie et suivi des temps passés par les intervenants, - Organisation logistique des déplacements et prise de rendez-vous, - Suivi et mise à jour régulière des indicateurs Qualité (Système de Management de la Qualité), - Réalisation de toutes tâches annexes nécessaires à la bonne marche du Cabinet, conformément aux procédures internes. Facturation: - Édition et vérification des fiches de pré-facturation après saisie des temps, - Établissement des notes d'honoraires après validation par l'associé référent, - Transmission des factures aux associés pour contrôle, validation et signature, - Envoi multi-canal des notes d'honoraires (courrier, email, dématérialisation sur plateformes clients) et auto-contrôle des émissions, - Numérisation et classement des notes signées dans le logiciel de facturation, - Mise à jour des statuts d'avancement (« facture définitive transmise ») dans l'outil de gestion, - Transmissions des pièces au service comptabilité/facturation pour archivage, - Suivi et relance des proformas, bons de commande (PO) et débours à facturer, - Mise à jour continue des fiches clients et des dossiers dans le respect des process établis, - Participation à la mise à jour et à l'optimisation des procédures de facturation spécifiques par client, Formation : Titulaire d'un diplôme de niveau Bac+2 à Bac+4 (type BTS Assistant de Manager, DUT Carrières Juridiques, Licence en Droit ou équivalent).Expérience : Expérience réussie de 3 à 5 ans minimum en tant qu'assistant(e) juridique au sein d'un cabinet d'avocats d'affaires. Vous avez de solide connaissance des procédures contentieuses. Maîtrise avancée des outils bureautiques (Pack Office : Word, Excel, PowerPoint, Outlook). Rigoureux(se) et méthodique, vous faites preuve d'une excellente organisation et savez gérer vos priorités au quotidien. Autonome, réactif(ve) et proactif(ve), vous aimez prendre des initiatives. Impliqué(e) et doté(e) d'un bel esprit d'équipe, vous êtes reconnu(e) pour votre relationnel.