Agent administratif (H/F)

Description du poste

Assurer les réservations d'hébergement et de restauration des personnes/familles de son périmètre, conformément aux conventions, tout en assurant la transmission de données fiables au service facturation Mission 1 : Assurer les réservations A ce titre il doit : Assurer les réservations d'hébergement et restauration - Répondre aux appels téléphoniques, - Gérer la réservation auprès des hôtels ou résidences, - Saisir les besoins en restauration dans le fichier dédié (sur le groupe Whatsapp restauration dans le logiciel Otello à terme) - Communiquer les informations auprès des référents sociaux lors des réservations, ou au cours de la vie de la réservation Mission 2 : Gestion quotidienne A ce titre il doit : Assurer le suivi et la facturation des personnes hébergées dans les hôtels ou résidences dont il a la charge - Assurer la fiabilité des données (hébergement/restauration/devis / bon de commande/changement dans la facturation liée à l'âge/ prolongation ou fin de séjour.) dans le logiciel Otello à terme pour le suivi et la facturation, - Traiter les fiches de prolongation séjour des mineurs et des familles en relançant si nécessaire par mail et en précisant dans le fichier de présence, - Traitement des fiches de prolongations de séjour hôtels à envoyer aux référents sociaux, - Procéder à la prolongation séjour des familles ou mineurs auprès des hôteliers, - Savoir facturer sous devis auprès des petits organismes les réservations des familles ou mineurs, - Prévenir le prestataire restauration Le connu service de l'arrivée d'un nouveau mineur placé dans un hôtel sans restauration sur place, via le - Réactivité et exhaustivité des informations saisies dans la fiche de présence familles/mineurs et dans le logiciel Otello à terme, - Gestion de plusieurs dossiers en simultané ainsi que des appels téléphoniques, - Relations avec les référents sociaux, les hôteliers et les personnes hébergées (connaître la limite de son intervention).